Gestión del cambio

Existen diferentes modelos de gestión de cambios que podemos aplicar en una empresa, dependiendo de cómo sea nuestro funcionamiento podemos elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades. Los modelos más importantes son:

El modelo de Lewin

Este modelo fue creado en la década de los 50 pero a pesar de su edad es uno de los más elegidos para implementar la gestión del cambio. El filósofo Kurt Lewin, de quién lleva el nombre el modelo, se percató que la gente elige moverse dentro de zonas de seguridad, y a partir de esa observación, creó el modelo basado en 3 niveles:

• Nivel 1: descongelamiento. Es el momento en el que se prepara el escenario, dado que para Lewin los individuos se resisten al cambio. En este momento se debe vencer la resistencia, “descongelar”, mediante la comunicación adecuada.
• Nivel 2: etapa de transición. En este paso, es cuando se da el cambio realmente. La duración de este paso puede variar considerablemente, dependiendo de cada caso. Nuevamente la comunicación maneja un papel muy importante, así como el manejo de los tiempos, el liderazgo y la transmisión de confianza.
• Nivel 3: recongelamiento. Esta es la tercera etapa, una vez que todo el trabajo ha sido aceptado e implementado y el trabajo ya ha vuelto a la normalidad pero bajo las nuevas normas. En este momento, la colaboración es muy importante.

El modelo de Lewin se puede graficar de la siguiente manera, conocido como esquema de la raíz cuadrada, por su similitud con la operación matemática.

El modelo de los 8 pasos de Kotter

El profesor universitario Kotter le dio nombre a este modelo, que es utilizable tanto en empresas como en ámbitos no comerciales que requieran la realización de algún cambio. A continuación explicaremos los 8 cambios que integran el modelo:

1. Crear el sentido de urgencia: lo primero que debemos hacer es demostrar que se avecinan problemas, para buscar soluciones de antemano que nos permitan generar los cambios y hasta evitarlos. Es importante que antes de comenzar a implementar los cambios tengamos un plan organizado de cómo llevarlos a cabo y también es importante que no estemos solos en este proceso, sino que contemos con el apoyo de nuestros compañeros, lo que hará que la implementación de los cambios se simplifique.

2. Formar equipo: es importante que tengamos identificados a otros líderes dentro de la organización que hayan tenido la misma visión que nosotros y en quienes podamos apoyarnos para llevar adelante los cambios. Es importante que quienes lleven adelante esta tarea sean de diferentes áreas y que tengan representatividad dentro de cada sector.

3. Crear una visión para el cambio: debemos identificar los puntos clave por los que es necesario implementar los cambios, para poder así crear una visión a futuro de los mismos. Tener en cuenta lo que queremos lograr con los cambios y los recursos que vayan a involucrarse para lograrlos, ya sean materiales, económicos y humanos.

4. Comunicar la visión: la comunicación es un proceso muy importante en toda la gestión de los cambios. Debe ser clara y organizada para que pueda llegar a todos los departamentos. La información que comuniquemos debe aclarar honestamente todas las dudas que surjan.

5. Eliminar los obstáculos: ya que la adaptación a los cambios no siempre es fácil, seguramente nos encontremos con cierta resistencia en algunas personas para aplicarlos. En este caso es importante que identifiquemos los casos para poder hacer hincapié en explicar los beneficios de los cambios que queremos aplicar.

6. Asegurar triunfos a corto plazo: ya que muchas veces los proyectos para implementar cambios que tengan altas repercusiones son a largo plazo, es importante poder implementar algunos proyectos más pequeños durante todo el tiempo de implementación para que la motivación no se caiga y podamos ir contando con resultados pequeños durante todo el proceso macro. Es importante agradecer por el tiempo y la dedicación a todos los involucrados en el proceso de cambios.

7. Construir sobre el cambio: es importante no adelantarnos al festejo. Debemos ir con cautela y no adelantarnos a los resultados. Cuando uno de los cambios implementados haya funcionado, debemos buscar un nuevo proyecto de cambios en el que trabajar para poder mantenernos en la línea y no creer que todo ya se ha solucionado. El proceso de cambios es constante, y todo el tiempo debemos estar actualizando algo, no es necesario estar siempre detrás de un gran proyecto de cambios pero sí que nos mantengamos en acción para no estancarnos por haber implementado un buen cambio.

8. Anclar el cambio a la cultura de la empresa: nuestra nueva forma de trabajar se ha consolidado en nuestra organización y ya la hemos integrado, pero eso no significa que debamos dejar de implementar cambios. Debemos incorporar el concepto de cambios a nuestra cultura empresarial, ya que una vez que hayamos logrado implementar un cambio, seguramente tengamos que comenzar a pensar en la aplicación de uno nuevo. Es la constante evolución lo que nos empuja a estar en movimiento y nos ayuda a crecer.

El modelo ADKAR:

Este modelo de gestión del cambio se basa en la medición individual que permite que cada individuo vaya superando las etapas que lo componen. El modelo adkar se compone de 5 palabras que describen el proceso:

• Awareness (alerta) de la necesidad de cambiar
• Desire (deseo) de apoyar el cambio
• Knowledge (conocimiento) los pasos para cambiar y como será visto el mismo.
• Ability (habilidad) para implementar el cambio en las tareas diarias
• Reinforcement (reforzamiento) para mantener el cambio.
  
  

Implementar este modelo de gestión del cambio puede ser beneficioso para que todos los involucrados en ello estén en sintonía en relación con la implementación de los cambios y a tomar acciones apropiadas para que las personas se integren al cambio.

La medición ADKAR debe realizarse en las diferentes etapas de un proyecto, por ejemplo al finalizar una fase de diseño o al final una fase de prueba. Como lo que estamos implementando es un proyecto que evoluciona, es importante que vayamos midiendo los avances y esta es una de las funciones del modelo que mencionamos.

Para implementarlo debemos tener una serie de preguntas que nos permitirá conocer en qué grado se encuentra cada persona para cada resultado. Es importante destacar que este modelo es de medición individual, lo que permite conocer a cada persona y su posición con el proyecto. Cada empleado debe autoevaluarse respondiendo las preguntas por área (alerta, deseo, conocimiento, habilidad y reforzamiento) y cuando vea los resultados puede saber dónde necesita implementar acciones para mejorar la próxima medición.

El modelo de la curva del cambio

Este modelo se basa en estudios sobre cómo las personas aceptan los cambios. En una primera instancia, sobre todo si el cambio es repentino e inesperado, se genera la etapa de shock o negación.

En la segunda etapa, cuando el cambio ya va siendo asumido, pueden aparecer ciertas resistencias a la aceptación, en este caso es la segunda fase: resistencia. Puede manifestarse de forma activa, con protestas, o de forma pasiva, dejando que las cosas sucedan sin accionar. Es una de las fases más importantes, ya que quienes se opongan al cambio van a quedar en esta fase y no avanzará el proceso.

El tercer momento es la exploración, cuando ya el cambio comienza a integrarse, dejando atrás la vieja etapa y explorando ahora los beneficios y formas de implementarlo. Es cuando se comienza a reflexionar sobre cómo adaptarse.

Por último, ya cuando las personas se adaptan al cambio y lo toman como propio, llega la aceptación. Aquí se ven los beneficios que genera el cambio.

La aplicación de este modelo nos ayuda a conocer cómo cada persona enfrenta el cambio y esto es bueno para minimizar el impacto negativo que puede llegar a tener un cambio repentino.