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Compras
Introducción
Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.
A continuación vamos a profundizar sobre el área de Compras: qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.
¿Qué encontrarás en esta página?
¿Qué es el área de compras?
El área de compras es el sector de la empresa, y todos los profesionales que la conforman, encargada de suplir las necesidades de abastecimiento. Esto implica comprar o adquirir materias primas, productos semi acabados, repuestos o servicios necesarios para el funcionamiento de dicha empresa. Todo esto en el tiempo indicado, con la calidad especificada y al mejor costo posible.
El principal objetivo del área de compras es conseguir una continuidad en los suministros para evitar roturas de stock, pero también su misión es la de reducir los costos finales de producción. Esto es lo que diferencia a un área de compras reactiva (reacciona a la falta de algún material o materia prima y lo adquiere para su uso) de una activa, que además de lo anterior, realiza un trabajo constante de búsqueda y seguimiento de proveedores para conseguir mejores precios y condiciones favorables para la empresa
Proceso vs procedimiento
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Conceptos relacionados
A lo largo de todo este tiempo hemos recopilado una serie de conceptos asociados a la gestión por procesos que te serán de gran ayuda a la hora de comprenderla en su totalidad.
¿Cómo está formada el área de Compras?
Los organigramas de todas las empresas son distintos, acorde a las necesidades de la misma. Los puestos detallados a continuación pueden ser desempeñados por muchas personas o por una, dependiendo de cuantas sean las que conformen el área de Compras. Pueden sumarse puestos más específicos o intermedios, como supervisores.
Buyer- Comprador
El comprador es el primer punto de contacto con los proveedores. Es el responsable de llevar a cabo todas las transacciones necesarias para realizar la compra de un material o servicio: requisición, cotización, generación de orden de compra y el seguimiento de facturas. Será el encargado de generar contratos y acuerdos.
Expeditor- Expeditador
El expeditador es el responsable de cerciorarse que los proveedores estén al tanto del pedido realizado por parte de la empresa y de las características del mismo en cuanto a calidad y demás requisitos. Es también quien conoce cuales son las compras prioritarias y las órdenes que están pendientes con los proveedores.
Sourcing- Desarrollador de Proveedores
El desarrollador es el responsable de llevar adelante una búsqueda constante de novedades, tanto dentro de los proveedores de nuestra empresa como en el mercado. Se buscan productos, diseños, componentes, servicios, que ofrezcan a la empresa una reducción de costos o un mejor prestador de servicios. La ubicación, los costos logísticos, lo novedoso del producto o servicio, el riesgo, y el estado de maduración del proveedor serán factores que deberán considerarse en esta búsqueda.
Procurement Engineer - Ingeniero de Abastecimiento
El ingeniero de abastecimiento es el responsable de medir la calidad de los productos y servicios comprados. Este ingeniero deberá de conocer detalladamente todo el proceso de abastecimiento, ya que él será quien asegure que un proveedor cuente con todo lo necesario para realizar el servicio o producto que le vamos a comprar en las mejores condiciones posibles: certificaciones, calificaciones, condiciones de su empresa y de sus trabajadores.
Líder de compras
El líder de compras es el responsable de planificar, organizar, dirigir y controlar las tácticas que deberá de seguir el área Compras. Será además el responsable de reportar a la alta dirección sobre el cumplimiento de los objetivos del equipo de compras. Dentro de sus funciones principales será el motivar, guiar y escuchar a su equipo, así como desarrollar nuevas formas de trabajo que agilicen y faciliten al equipo cumplir con sus objetivos.
El comprador y el expeditador se encuentran en el mismo nivel y mantienen una relación laboral estrecha ya que ellos se encargarán de manejar las órdenes de compra, comunicarse con sus clientes internos sobre sus pedidos y realizar el seguimiento con los proveedores acerca del estado de sus órdenes de compra.
El desarrollador y el ingeniero de compras, en cambio, se encuentran al mismo nivel porque cada uno complementa la función del otro. Cuando el desarrollador encuentra un proveedor, el ingeniero de compras debe evaluarlo y compartirle ciertas mejoras a realizar, y el desarrollador se debe encargar de realizar el seguimiento con el proveedor, para que logre dichas mejoras, por lo que ambos puestos, pueden desarrollar tácticas para mejorar la calidad de los proveedores, compartiendo la responsabilidad y las tareas a realizar.
Importancia del área de Compras
Como ya hemos ido viendo, el área de Compras es crucial dentro de la empresa, podemos resumir su importancia en 5 items:
1. Obtener costos más bajos
El área Compras, mediante la gestión de la relación comercial de proveedores, tiene herramientas que le permiten negociar para obtener mejores costos. Esto permite maximizar la rentabilidad de la empresa.
2. Prevenir la insuficiencia de materiales
El área debe siempre estar al tanto de qué materiales hay y cuales son próximos a faltar, de esa manera protege la cadena de suministro, velando para que no haya roturas de stock. Evitar las crisis utilizando proveedores múltiples y otros recursos similares son funciones del área en las que radica su importancia.
3. Mejorar la calidad
Las empresas acuerdan un nivel de calidad del producto que se establece desde el comienzo de la cadena productiva. El área de compras debe tener en cuenta ese ítem en cada adquisición. Pero también, mediante la capacidad de negociación que posee el área y la búsqueda de innovación constante puede acceder a mejores calidades que mejoren el producto o servicio final.
4. Gestionar las relaciones
Los proveedores son una relación a la que hay que cuidar, desarrollar, mantener. El reto del área de compras es hacer que el proveedor se interese en trabajar con la empresa, hacer que invierta en una relación a largo plazo.
Pero no sólo el proveedor es importante para el área de compras, sino también los demás departamentos de la empresa para lograr alinear objetivos, la colaboración y el trabajo conjunto.
5. Buscar la innovación
En el sondeo constante que el área compras hace del mercado, se encuentra en una posición ideal para adquirir productos innovadores que pueden proporcionar una ventaja competitiva al negocio en cuanto a precio, calidad o conveniencia.
Indicadores de gestión del área de Compras
- Plazos de entrega por proveedor: Es crucial tener medido el tiempo promedio de entrega por cada proveedor para poder detectar variaciones rápidamente, así como determinar los pedidos a lo largo del tiempo.
- Tiempo de pago por proveedor: Conocer adecuadamente el tiempo de pago a cada proveedor permite optimizar el uso de los recursos financieros.
- Fallas y roturas por proveedor: Hacer un recuento detallado de las fallas en la mercadería adquirida brinda la posibilidad de realizar reclamos como así también clasificar a los proveedores por la calidad de los insumos que comercializan.
- Variaciones de precio por proveedor: Entender la frecuencia y magnitud de las variaciones de precio por proveedor permiten proyectar las compras de insumos para aminorar costos lo máximo posible.
- Retorno de inversión (ROI): Este indicador ofrece información sobre el tiempo en el que se recuperará la inversión después de realizar un gasto.
- Tiempo total del proceso (TTP): Este indicador es uno de los más útiles. Se centra en analizar todo el flujo de cualquier proceso que tenga lugar en compras. Existen algunos casos en los que también se usa únicamente en las transacciones que tengan lugar entre los proveedores y el área de compras.
- Cantidad de pedidos rechazados: Los rechazos, los cambios y las devoluciones son habituales en el día a día de muchos negocios. Este indicador mide el ratio de devoluciones.
- Volumen de negociación y procesos realizados por el comprador.
- Volumen de requerimientos de otras áreas cumplidos en tiempo y forma.
- Ahorros conseguidos e implementados, teniendo en cuenta la tendencia de mercado por material o servicio.
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Historia y evolución del área
El concepto de compras siempre ha existido. Personas y empresas siempre han tenido que comprar productos, materiales y contratar mano de obra para ejecutar proyectos. Las pirámides de Egipto, la fabricación de autos en serie, y cualquier otro producto o servicio brindado a lo largo de la historia, ha precisado de la compra de suministros. Aunque es probable que las prácticas de compras de la antigüedad fueran mucho más sencillas, la labor realizada sigue en pie hoy en día, lo que indica que, miles de años antes de las tecnologías modernas, podían existir sólidas cadenas de suministro.
En 1932, Charles Babbage introduce un concepto clave en su libro “On the Economy of Machinery and Manufactures”. Habla del “hombre de los materiales” en la industria minera, que designa a una persona que seleccione, compre y supervise los productos empleados en un proyecto; básicamente lo que hace hoy en día un oficial de compras.
A partir de la globalización y la irrupción de las tecnologías, se automatizaron procesos no sólo en la fabricación misma, sino a niveles “administrativos” de las empresas mediante la digitalización, para una mejor gestión documental. Este último paso aún está en desarrollo en algunas empresas, y el futuro viene de la mano de soluciones hechas a medida para optimizar esta área tan central de toda organización. Aunque la tecnología digital puede que haya comenzado a desempeñar su función en el departamento de compras hace solo unos 50 años, se trata de uno de los cambios más significativos en la práctica desde su concepción: programas, aplicaciones y sistematizaciones que organizan y facilitan las tareas del área Compras.
Funciones principales del área de Compras
1. Control de stock o inventario
Para evitar crisis o roturas de stock que resultan muy caras a las empresas, el área de compras debe saber en todo momento las existencias con las que cuenta. Desde una materia prima hasta los cartuchos de una impresora. Qué falta y qué sobra. Lo más recomendable siempre es ajustar las compras a las necesidades reales que tenga la empresa, no comprar de más para no tener materiales parados. En este ítem también está incluido el garantizar que se cumplan los plazos de entrega.
2. Trato con los proveedores
Dado que el área de Compras es el encargado de las existencias, los proveedores son imprescindibles. Conocerlos, negociar con ellos los precios, cantidad y calidad, plazos de entrega y respuesta en fechas especiales. Como así también evaluarlos con criterios cuantitativos y cualitativos, para saber si hay margen de mejora.
3. Análisis de costos
Esta función está vinculada con la negociación con los proveedores y el objetivo de reducir costos, respetando la calidad del producto que nuestros clientes exigen para nuestra producción. Por tanto hallar un equilibrio entre el departamento de compras y el de ventas, para mejorar o al menos no perjudicar la rentabilidad.
4. Llevar la contabilidad
Si bien esto dependerá del tamaño de la empresa, esta es una de las funciones más importantes que atañe al área de compras. En grandes empresas, la colaboración entre el área de compras y el de contabilidad deberá ser estrecha. En otras más pequeñas serán tareas con las que Compras deba lidiar. Después de los recursos humanos, las compras son una de las fuentes de mayor partida de gastos. Y aquí las cuentas claras son fundamentales para evitar problemas de liquidez.
5. La gestión comercial
Dentro de la gestión comercial se incluye la gestión de procesos administrativos, los contables anteriormente mencionados, los fiscales y financieros. Por supuesto, todo este trabajo debe ir en consonancia con la dirección de la compañía y los asesores en caso de que se tengan.
6. Elaboración y revisión de contratos. Control de cumplimientos
Así como el área de compras debe realizar un seguimiento de proveedores y precios, debe hacer lo mismo con los contratos. La asesoría legal es fundamental en este punto ya que cada contrato debe seguir lineamientos para tener validez. Controlar su cumplimiento es fundamental para la relación con el proveedor, pero ambas partes deben cumplir con lo pautado en el mismo.
7. Optimización del área
Definiendo y sistematizando los procesos, mediante el trabajo conjunto de toda el área. Se consigue así establecer una sola forma de hacer las cosas y eso evita confusiones y pérdidas de tiempo, además de un mayor rendimiento de toda el área.
4. Llevar la contabilidad
Si bien esto dependerá del tamaño de la empresa, esta es una de las funciones más importantes que atañe al área de compras. En grandes empresas, la colaboración entre el área de compras y el de contabilidad deberá ser estrecha. En otras más pequeñas serán tareas con las que Compras deba lidiar. Después de los recursos humanos, las compras son una de las fuentes de mayor partida de gastos. Y aquí las cuentas claras son fundamentales para evitar problemas de liquidez.
5. La gestión comercial
Dentro de la gestión comercial se incluye la gestión de procesos administrativos, los contables anteriormente mencionados, los fiscales y financieros. Por supuesto, todo este trabajo debe ir en consonancia con la dirección de la compañía y los asesores en caso de que se tengan.
6. Elaboración y revisión de contratos. Control de cumplimientos
Así como el área de compras debe realizar un seguimiento de proveedores y precios, debe hacer lo mismo con los contratos. La asesoría legal es fundamental en este punto ya que cada contrato debe seguir lineamientos para tener validez. Controlar su cumplimiento es fundamental para la relación con el proveedor, pero ambas partes deben cumplir con lo pautado en el mismo.
7. Optimización del área
Definiendo y sistematizando los procesos, mediante el trabajo conjunto de toda el área. Se consigue así establecer una sola forma de hacer las cosas y eso evita confusiones y pérdidas de tiempo, además de un mayor rendimiento de toda el área.
Los procesos son el principal activo en la escalabilidad de una empresa.
La gestión de compras en las organizaciones
Principales problemas del área de Compras
1. Ver precio y no el costo
El precio de una propuesta debe analizarse teniendo en cuenta además plazos, formas de pago, flete, otros aspectos técnicos y también antecedentes comerciales del proveedor. En resumen, se debe analizar el costo pagado.
2. No planificar
Siempre serán pobres los resultados cuando no hay tiempo para analizar propuestas, proveedores potenciales, evaluar presupuestos y negociar.
3. No realizar un análisis de proveedores
No todos los proveedores son iguales, por lo que hay que analizarlos, evaluarlos contemplando precios y plazos de pago, calidad del producto o servicio entregado, servicio añadido al producto, logística y capacidad financiera, entre otras cosas.
4. No evaluar el desempeño de los proveedores
La evaluación de proveedores aporta información de calidad para tomar decisiones, negociar y optimizar nuestros recursos. Es importante una evaluación anual a proveedores estratégicos, que considere tiempos de gestión, cumplimiento en tiempo y forma, calidad y cantidad, competitividad comercial, riesgos y valor añadido, entre otros aspectos.
5. Comprar siempre a los mismos proveedores
Lleva a ineficacias, aumento en el costo y baja en el servicio comprar a los mismos proveedores, sea por comodidad o costumbre. Se puede optar por la alternativa de tener un proveedor B al que se le asigna un porcentaje menor de la compra pero con el que se irá generando una relación comercial. Esto nos permitirá monitorear la calidad y elevar nuestro poder de negociación. Hay que hacer comparaciones y sondeos de precios en forma regular.
6. Comprar de más o de menos
Hay que conocer el punto de stock óptimo por cuestiones de espacio físico y capacidad financiera. Comprar o de menos nos cuesta dinero, ya sea por tener stock inmovilizado o tener que parar por falta de insumos.
7. No tener objetivos ni indicadores
Lo que no se mide, no se puede gestionar ni mejorar.
8. No realizar el seguimiento de la orden de compra
Es importante monitorear el cumplimiento de las órdenes de compra para tener una trazabilidad de los pedidos durante todo el proceso. Debemos chequear el tiempo transcurrido entre el momento que generamos una orden y cuando el proveedor la atiende, ya que nos aporta información valiosa para la gestión de tiempos y necesidades de la empresa.
9. No tener políticas
Establecer una política de compras es importante para regular cuestiones básicas relacionadas con solicitudes de pedido, tiempos de entrega, elección y evaluación de proveedores, y costos, entre otros.
Profundiza sobre la relación entre gestión por procesos y negocios
¿Qué hacemos en Drew?
Creemos que los procesos claros, con el apoyo de la tecnología adecuada, generan un entorno donde las personas trabajan más felices, y en consecuencia vuelve a tu empresa más productiva.Material complementario
Recursos y contenido editorial
Recursos prácticos sobre los principales desafíos y soluciones que posee toda empresa.
Sessions sobre gestión por procesos
Encuentros dedicados a particularizar diferentes problemas que transitan las organizaciones actuales.
Conclusión
Lejos estamos de esas épocas en las que se creía que el área de compras era la oficina desde donde se hacía la contabilidad de las empresas, un área rígida y monótona. Compras es el corazón de las empresas, el área que provee la materia prima, que se encarga de que la calidad se mantenga o incluso crezca, que intenta conseguir los mejores precios para ser más competitivos. Es dinámica ya que debe estar en contacto con proveedores y estar presente en el mercado buscando nuevas alternativas. Es el área que debe tener todo el apoyo de la gerencia y a la vez el control necesario para transmitir transparencia.
Desarrollar el potencial de ésta área es entonces, explotar todas esas características: el ahorro en las negociaciones, la calidad de las materias primas, la parte humana de la relación con los proveedores