Administración

El área de administración si bien puede sonar redundante, se encarga de llevar las tareas o funciones de índole administrativo dentro de una empresa. Previo a definir de qué se ocupa el área de administración, destacaremos que usualmente se la relaciona con el área de contabilidad pero no necesariamente tienen la misma función. La gestión administrativa en la generalidad de los casos tiene fuerte impacto en cuanto al análisis de entradas y de salidas, tomando números reales como factores de negociación y tratando de reducir los costos de adquisición de productos a las empresas. La administración se encargará del contacto con los proveedores, recibiendo las facturas de éstos, pero también enviando a los clientes las facturas emitidas con respecto a sus operaciones. 

Por otro lado, si bien pueden existir áreas especializadas en la realización de estas tareas, también es usual encontrar áreas de administración que organicen las actividades cotidianas, lleven los registros contables, aporten a la logística y estén al servicio íntegro de todo el personal. Su función lejos de ser aislada o estar focalizada, actúa de manera transversal, coordinando el trabajo en equipo entre las distintas áreas, nucleando la organización y planificación en un solo lugar. 

Eficiencia y eficacia son pilares sobre los que se apoya una administración diligente. No debe desconocer ni perder de vista la legislación vigente, tanto en los marcos tributarios como en la forma de adquisición de productos, así como también llevar el control de las operaciones bancarias. El control de movimientos y la supervisión de los gastos son aportes de suma trascendencia que realizará esta área a la empresa.

Hablar de la historia de la administración implicaría remontarnos a los orígenes de los grupos sociales, pasando de la prehistoria, hasta la antigua Grecia y Roma. Llegada la era de apogeo de los griegos, se acuña el término administración con su vocablo latino minister, lo cual se puede traducir como “hacia la subordinación”, marcándose el estándar que vamos a encontrar en toda administración (sea del pasado o actual): la imperiosa necesidad de coordinar las actividades y procesos humanos, tanto de manera jerárquica lineal o (con tintes más modernos) de manera transversal e iterativa.

Posteriormente, la administración pasó por varios períodos, desde la Edad Media y su sistema Feudal (que no era otra cosa que un orden administrativo particular), hasta que tocó su punto de inflexión con la aparición de la Revolución Industrial (siglos XVlll y XlX), cambiando por completo las reglas de la producción.

Con la Revolución se empieza a priorizar la toma de decisiones acorde a una estrategia que se plantea tomando en cuenta: la planificación, organización, control, seguimiento, y un objetivo común, alcanzar los objetivos corporativos o empresariales de la época en su mejor provecho.

Ya en esta etapa del desarrollo histórico de la administración, toma protagonismo la figura de Frederick Taylor, conocido por algunos como el padre de la administración, siendo él quien le da un tinte científico y metodológico a la administración. 

Taylor, quien oficiaba de ingeniero, mediante el estudio de las formas de trabajar en la industria del acero (en tiempos de la segunda Revolución Industrial), realizó varias propuestas (a raíz de su experiencia empírica) y concretó su obra con lo que se conoce como “Los cuatro principios de la administración”, que revolucionaron la forma de trabajar y administrar. 

Manteniendo vigencia en la actualidad, los principios de Taylor se estructuran sobre la siguiente base: 

• Una correcta administración desarrolla para cada elemento del trabajador, una ciencia que reemplaza los métodos empíricos.
• Selecciona científicamente, instruye, enseña y acompaña al empleado.
• Coopera constantemente con el trabajador para que toda la tarea se desarrolle de acuerdo a los principios.
• Distribuye equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre la administración y los subordinados. 

Si estos principios se leen a la luz de los tiempos actuales, se puede verificar que mantienen la plena vigencia, traduciéndose en que: conforme al primer principio, cada actividad debe ser estudiada y desarrollada para manejarse con la mayor eficiencia posible; por el segundo principio, cada trabajador debe ser elegido para su puesto conforme criterios objetivos para conseguir el mejor rendimiento, debiendo ser acompañado y en contínuo perfeccionamiento; el tercer principio se puede ver como la necesidad de un sistema de control que asegure que cada actividad se desarrolla conforme a una planificación previa; y el cuarto, refiere principalmente a la diferencia entre planificación y ejecución, siendo la administración quién planifica y el trabajador quién ejecuta.

Es así que, en la actualidad la administración dentro de una empresa ha tomado responsabilidades muy precisas, tomando en cierto punto un giro de corte contable. Sin embargo, su evolución marcada por diversas teorías, demuestra que su rol no se agota en la emisión de facturas.